AVISO DE PRIVACIDADE DOS FORNECEDORES

A Joli (Empresa), está comprometida com a proteção da privacidade e dos dados pessoais tratados no âmbito de suas relações com fornecedores, parceiros comerciais, representantes, prepostos, procuradores, consultores, transportadores e colaboradores de empresas fornecedoras.

Esta Política de Privacidade apresenta, de forma clara, acessível e transparente, como, quando e por que a Joli coleta, utiliza, compartilha, armazena e protege dados pessoais relacionados à aquisição e ao fornecimento de produtos, materiais, equipamentos, tecnologias e serviços.

O tratamento é realizado em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 - LGPD), com as normas e orientações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e com as demais normas legais, regulatórias, fiscais, comerciais e contratuais aplicáveis.

Recomenda-se a leitura atenta desta Política para compreender as finalidades do tratamento, as categorias de dados utilizadas, os compartilhamentos realizados, os prazos de retenção, as medidas de segurança e os direitos assegurados aos titulares.

Identificação da Controladora e Escopo desta Política

Para as finalidades próprias de cadastro, seleção, homologação, contratação, gestão e fiscalização de fornecedores, a Joli atua, em regra, como Controladora dos dados pessoais, pois define as finalidades e os meios essenciais do tratamento.

A Joli atua no comércio de materiais para construção, reforma, decoração e produtos para o lar, por meio de lojas físicas, comércio eletrônico, televendas, centros de distribuição, depósitos, escritórios e canais de atendimento.

Esta Política abrange os dados pessoais de fornecedores pessoas físicas, empresários individuais, representantes legais, sócios, administradores, procuradores, contatos comerciais, empregados, técnicos, motoristas, entregadores, consultores e demais profissionais vinculados a fornecedores ou parceiros da Joli.

Princípios de Privacidade Aplicáveis

O tratamento de dados pessoais pela Joli observa os princípios previstos na LGPD, especialmente:

• Finalidade, adequação e necessidade;
• Livre acesso, qualidade dos dados e transparência;
• Segurança e prevenção;
• Não discriminação;
• Responsabilização e prestação de contas.

A Joli trata dados pessoais apenas quando necessários e compatíveis com finalidades legítimas e informadas, limitando a coleta, o acesso, o compartilhamento e a retenção ao que for adequado à relação comercial ou contratual mantida com o titular.

Papéis da Joli no Tratamento de Dados Pessoais

1 - Joli como Controladora de Dados

A Joli atua como Controladora quando trata dados pessoais para:

• Recebimento, avaliação e comparação de propostas, cotações, orçamentos, amostras e condições comerciais;
• Cadastro, seleção, homologação, qualificação e reavaliação de fornecedores e parceiros;
• Negociação, elaboração, formalização, execução, gestão, renovação e encerramento de contratos, pedidos de compra e demais instrumentos comerciais;
• Gestão de pagamentos, faturamento, notas fiscais, retenções, dados bancários, conciliações e demais obrigações financeiras e contábeis;
• Planejamento de compras, abastecimento, logística, transporte, entrega, recebimento, armazenagem e controle de produtos e materiais;
• Controle de qualidade, garantia, assistência técnica, devoluções, recolhimentos, segurança de produtos e tratamento de não conformidades;
• Cumprimento de obrigações legais, regulatórias, fiscais, ambientais, trabalhistas, sanitárias, consumeristas e contratuais;
• Auditoria, integridade, compliance, prevenção a fraudes, gestão de riscos, segurança da informação e continuidade das operações;
• Exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.

Nessas hipóteses, a Joli é responsável por definir as finalidades e os meios essenciais do tratamento e por adotar medidas para assegurar a conformidade com a LGPD.

2 - Joli como Operadora de Dados

Em situações específicas, a Joli poderá atuar como Operadora quando tratar dados pessoais em nome e sob instruções documentadas de outra organização que seja a Controladora, por exemplo, em operações integradas, projetos conjuntos ou atividades realizadas para empresas do mesmo grupo econômico, quando aplicável.

Nessas situações:

• A organização que determinar as finalidades e os meios essenciais do tratamento será a Controladora dos dados;
• A Joli realizará o tratamento nos limites das instruções documentadas recebidas e da legislação aplicável;
• O acesso será restrito às pessoas que necessitem dos dados para executar a atividade contratada;
• Os dados não serão utilizados pela Joli para finalidades próprias incompatíveis com as instruções do Controlador.

#Limitação de Finalidade e Vedação ao Uso Secundário

A Joli não utilizará os dados pessoais coletados para finalidade diferente, incompatível ou desvinculada daquela informada ao titular, da relação comercial ou contratual, da obrigação legal aplicável ou da atividade que justificou a coleta.

Em especial, os dados de fornecedores e de seus representantes não serão utilizados para:

• Formação de bases paralelas, cadastros ocultos ou bancos de dados sem relação com a gestão de fornecedores;
• Venda, cessão ou disponibilização de dados para utilização comercial própria de terceiros;
• Publicidade comportamental, perfilamento de consumo ou prospecção dirigida aos representantes dos fornecedores, salvo quando houver finalidade própria, base legal válida e transparência específica;
• Enriquecimento de dados para finalidades incompatíveis com a contratação, a gestão, a segurança ou a conformidade da relação comercial;
• Qualquer outra utilização não necessária ou incompatível com as finalidades descritas nesta Política.

Caso a Joli pretenda realizar tratamento para uma nova finalidade, será previamente avaliada a compatibilidade com a finalidade original, a existência de base legal adequada, a necessidade de atualização das informações fornecidas ao titular e, quando exigido, a obtenção de consentimento específico.

Quando a Joli atuar como Operadora, os dados pessoais serão tratados exclusivamente conforme as instruções documentadas do Controlador, sendo vedada a reutilização para fins próprios da Joli.

Coleta de Dados Pessoais

Os dados pessoais poderão ser coletados:

• Diretamente do titular ou da empresa fornecedora, por meio de cadastros, contratos, propostas, cotações, reuniões, visitas, formulários e comunicações;
• Por meio de plataformas de compras, sistemas de gestão, portais de fornecedores, e-mail, telefone, WhatsApp e outros canais corporativos;
• Durante entregas, acessos às instalações, atendimentos técnicos, treinamentos, auditorias e execução de serviços;
• De empresas contratadas para homologação, auditoria, análise cadastral, prevenção a fraudes, compliance ou gestão de riscos;
• De fontes públicas, registros oficiais, conselhos profissionais, órgãos públicos, tribunais, bases fiscais e outras fontes legalmente acessíveis;
• Automaticamente, por registros de acesso, logs, câmeras de segurança, cookies e tecnologias semelhantes, quando houver utilização das instalações ou dos canais digitais da Joli.

Quando os dados forem recebidos de uma empresa fornecedora, ela deverá assegurar que possui fundamento legítimo para compartilhar os dados de seus representantes, empregados ou colaboradores e que lhes prestou as informações de transparência cabíveis.

Categorias de Dados Tratados

Conforme a natureza da relação, a Joli poderá tratar:

• Dados de identificação e contato, como nome, CPF, RG, data de nascimento, assinatura, telefone, e-mail e endereço;
• Dados profissionais e comerciais, como cargo, função, empresa, vínculo, experiência, qualificações, registros em conselhos e informações de representação;
• Dados cadastrais e societários relacionados a empresários individuais, representantes, sócios, administradores, procuradores e beneficiários finais, quando necessários à identificação e à conformidade da contratação;
• Dados financeiros, bancários, fiscais e de pagamento necessários à execução contratual, ao faturamento e ao cumprimento de obrigações;
• Informações sobre propostas, contratos, pedidos, entregas, ocorrências, desempenho, qualidade, garantias, reclamações e histórico de relacionamento;
• Documentos e informações de conformidade, integridade, segurança da informação, saúde e segurança, responsabilidade ambiental e atendimento a requisitos técnicos ou regulatórios;
• Imagens, gravações, registros de entrada e saída, credenciais, placas de veículos e dados de acesso às instalações, sistemas ou recursos da Joli;
• Dados técnicos e de navegação, como endereço IP, dispositivo, navegador, data, horário, páginas acessadas e registros de segurança.

A Joli busca limitar o tratamento ao mínimo necessário e poderá solicitar atualização ou comprovação das informações quando isso for necessário para a segurança, a regularidade ou a execução da relação comercial.

Dados Pessoais Sensíveis

A Joli não solicita dados pessoais sensíveis como regra geral para o cadastro e a gestão de fornecedores. Em situações pontuais, poderá tratar dados de saúde, deficiência, biometria ou outras informações sensíveis quando estritamente necessários para controle de acesso, acessibilidade, segurança, atendimento de emergência, cumprimento de obrigação legal ou outra hipótese autorizada pela LGPD.

Esses dados serão submetidos a medidas reforçadas de segurança, limitação de acesso e vedação de utilização discriminatória, ilícita ou abusiva.

Finalidades do Tratamento de Dados Pessoais

A Joli poderá utilizar os dados pessoais, conforme o contexto, para:

• Identificar e manter contato com fornecedores, representantes, prepostos e equipes responsáveis;
• Receber, analisar, comparar e negociar propostas, cotações, preços, prazos, condições e especificações;
• Cadastrar, homologar, qualificar, classificar, avaliar e reavaliar fornecedores e parceiros;
• Verificar poderes de representação, regularidade documental, habilitações técnicas e requisitos legais ou contratuais;
• Elaborar, assinar, executar, administrar, renovar ou encerrar contratos, pedidos e demais instrumentos comerciais;
• Processar pagamentos, notas fiscais, retenções, reembolsos, cobranças, conciliações e obrigações financeiras;
• Coordenar entregas, transporte, recebimento, armazenagem, inventário, assistência técnica, garantia, devolução e recolhimento de produtos;
• Monitorar qualidade, desempenho, níveis de serviço, ocorrências, reclamações, riscos e planos de ação;
• Realizar auditorias, diligências de integridade e verificações de compliance, prevenção a fraudes, conflitos de interesses e segurança da informação;
• Controlar o acesso físico e lógico às instalações, redes, sistemas, equipamentos e informações da Joli;
• Cumprir obrigações legais, regulatórias, fiscais, contábeis, ambientais, trabalhistas, sanitárias, consumeristas e contratuais;
• Atender autoridades competentes, auditorias e solicitações legalmente válidas;
• Prevenir ilícitos e exercer regularmente direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.

Homologação, Integridade e Avaliação de Fornecedores

A Joli poderá realizar procedimentos proporcionais de homologação, diligência e avaliação de fornecedores para verificar identidade, poderes de representação, capacidade técnica, regularidade cadastral, fiscal e regulatória, reputação comercial, segurança da informação, integridade e atendimento a requisitos contratuais.

Essas verificações poderão utilizar documentos fornecidos pelo próprio fornecedor, fontes públicas, registros oficiais e prestadores especializados, sempre de forma compatível com o risco, a natureza e a relevância da contratação.

Os resultados serão utilizados para apoiar decisões de contratação, renovação, definição de controles, solicitação de esclarecimentos, adoção de medidas corretivas ou encerramento da relação. Quando aplicável, o titular poderá solicitar informações e revisão de decisões que tenham sido tomadas exclusivamente com base em tratamento automatizado e que afetem seus interesses.

Comunicações com Fornecedores

A Joli poderá entrar em contato por e-mail, telefone, SMS, WhatsApp, aplicativos de mensagens, plataformas de compras, portais corporativos ou outros canais informados pelo titular para assuntos relacionados a cadastro, cotação, contrato, pedido, entrega, pagamento, auditoria, qualidade, segurança, treinamentos, reuniões e demais atividades da relação comercial.

Os dados de contato não serão utilizados para comunicações de marketing pessoalmente dirigidas e desvinculadas da relação com o fornecedor, salvo quando houver finalidade legítima, base legal adequada e transparência específica.

Compartilhamento de Dados Pessoais

Os dados pessoais poderão ser compartilhados, quando necessário, com:

• Áreas internas da Joli responsáveis por compras, contratos, financeiro, fiscal, contabilidade, logística, qualidade, tecnologia, segurança, jurídico, compliance e auditoria;
• Empresas do mesmo grupo econômico, quando aplicável e necessário à gestão da contratação ou à operação;
• Instituições financeiras, bancos, meios de pagamento, seguradoras e prestadores envolvidos em pagamentos e garantias;
• Operadores logísticos, transportadoras, centros de distribuição, prestadores técnicos e demais participantes necessários à execução da operação;
• Fornecedores de sistemas, nuvem, assinatura eletrônica, comunicação, armazenamento, auditoria, homologação, compliance, segurança e suporte tecnológico;
• Consultorias, auditorias, escritórios jurídicos e outros assessores profissionais, observados deveres de confidencialidade;
• Órgãos públicos, autoridades, reguladores e entidades competentes, quando exigido por lei ou necessário ao exercício regular de direitos.

O compartilhamento ocorrerá:

• Para finalidades específicas, legítimas e compatíveis com esta Política;
• De forma limitada ao mínimo necessário;
• Com obrigações de confidencialidade, segurança e proteção de dados, quando aplicáveis;
• Com vedação de reutilização para fins próprios incompatíveis pelos terceiros envolvidos.

Visitas às Instalações da Joli

Fornecedores, entregadores, técnicos, representantes e prestadores que acessem lojas, escritórios, depósitos, centros de distribuição ou outras instalações da Joli poderão ter seus dados tratados para identificação, autorização de entrada, segurança, prevenção de perdas, registro de ocorrências, controle de veículos, proteção de pessoas e patrimônio e atendimento de requisitos legais.

As instalações poderão possuir câmeras de videomonitoramento e controles de acesso. Os registros serão acessados apenas por pessoas autorizadas e conservados pelo prazo necessário às finalidades de segurança, investigação, cumprimento de obrigações e exercício regular de direitos.

Visitas ao Website e Uso de Cookies

Quando um fornecedor ou representante visita o website ou utiliza canais digitais da Joli, poderão ser coletadas informações técnicas e de navegação, como endereço IP, tipo de navegador, dispositivo, páginas acessadas, data, horário, duração da visita e registros de segurança.

Essas informações poderão ser utilizadas para:

• Funcionamento técnico e segurança dos canais digitais;
• Prevenção a fraudes e identificação de acessos indevidos;
• Medição de desempenho e geração de estatísticas;
• Melhoria da experiência e da usabilidade.

A Joli poderá utilizar cookies estritamente necessários e, conforme as preferências apresentadas ao usuário, cookies de análise, funcionalidade ou outras categorias. Sempre que exigido, serão disponibilizados mecanismos para gerenciamento das preferências e desativação dos cookies não essenciais.

Os dados de navegação não serão utilizados para finalidade incompatível ou compartilhados com terceiros para uso próprio não autorizado.

Proteção de Crianças e Adolescentes

As relações de fornecimento e parceria comercial da Joli não são direcionadas a crianças e adolescentes. A Empresa não realiza intencionalmente o tratamento de dados pessoais de menores de idade para cadastro, contratação ou avaliação de fornecedores.

Caso, em situação pontual e justificada, a Joli receba dados de criança ou adolescente relacionados a um fornecedor, o tratamento será limitado ao mínimo necessário, observará o melhor interesse do menor e somente ocorrerá quando houver finalidade legítima e fundamento jurídico aplicável.

Esses dados não serão utilizados para publicidade comportamental, perfilamento comercial, prospecção ou qualquer finalidade incompatível com a situação que justificou o tratamento.

Guarda, Retenção e Eliminação dos Dados

Os dados pessoais serão armazenados pelo período necessário para:

• Cumprimento das finalidades descritas nesta Política e gestão da relação comercial ou contratual;
• Atendimento de obrigações legais, regulatórias, fiscais, contábeis e de auditoria;
• Preservação de documentos e evidências necessárias ao exercício regular de direitos;
• Cumprimento de prazos previstos em normas internas de retenção e descarte, compatíveis com a legislação aplicável.

Após o término do período aplicável, os dados serão eliminados, anonimizados ou mantidos de forma segura quando houver fundamento jurídico que autorize sua conservação.

Segurança dos Dados Pessoais

A Joli adota medidas técnicas e administrativas adequadas para proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou tratamento inadequado.

As medidas poderão incluir, conforme o risco e o contexto:

• Controle de acesso e segregação de funções;
• Autenticação, registro de atividades e monitoramento de segurança;
• Proteção de redes, sistemas, equipamentos e cópias de segurança;
• Obrigações contratuais de confidencialidade e proteção de dados;
• Treinamento e conscientização de profissionais autorizados;
• Gestão de incidentes, vulnerabilidades, continuidade e recuperação.

Embora sejam adotadas medidas razoáveis e proporcionais, nenhum ambiente é totalmente imune a riscos. Fornecedores e representantes também devem proteger suas credenciais, documentos e dispositivos e comunicar prontamente suspeitas de uso indevido ou incidentes relacionados à Joli.

Transferência Internacional de Dados

A utilização de serviços de tecnologia, nuvem, comunicação, suporte ou armazenamento poderá resultar em transferência internacional de dados pessoais. Quando isso ocorrer, a Joli observará os mecanismos previstos na LGPD e na regulamentação da ANPD, inclusive a Resolução CD/ANPD nº 19/2024, adotando salvaguardas adequadas e medidas de transparência.

Direitos dos Titulares de Dados

Os titulares poderão exercer os direitos previstos na LGPD, conforme aplicáveis, incluindo:

• Confirmação da existência de tratamento;
• Acesso aos dados pessoais;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
• Informações sobre entidades públicas e privadas com as quais houve compartilhamento;
• Eliminação dos dados tratados com consentimento, quando aplicável e ressalvadas as hipóteses legais de conservação;
• Revogação do consentimento, quando esta for a base legal utilizada;
• Oposição a tratamento realizado com fundamento em hipótese de dispensa de consentimento, quando houver descumprimento da LGPD;
• Revisão de decisões tomadas exclusivamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses, quando aplicável.

As solicitações serão analisadas considerando a identidade do solicitante, a natureza da relação, as bases legais aplicáveis, os segredos comercial e industrial e as obrigações legais e contratuais existentes. A Joli poderá solicitar informações adicionais para confirmar a identidade e evitar acessos indevidos.

Contato com o Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais

Para dúvidas, solicitações ou reclamações relacionadas à privacidade e à proteção de dados pessoais, o titular poderá entrar em contato com o Encarregado da Joli:

E-mail: dpo@joli.com.br.
Encarregado: AHRGOS SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO LTDA.

O Encarregado atua como canal de comunicação entre os titulares, a Joli e a ANPD, além de orientar a Empresa sobre práticas de privacidade e proteção de dados pessoais.

Atualizações desta Política

Esta Política poderá ser atualizada periodicamente para refletir alterações legais, regulatórias, tecnológicas, contratuais ou operacionais. A versão vigente será disponibilizada nos canais oficiais da Joli ou apresentada aos titulares por meio adequado.