POLÍTICA DE PRIVACIDADE DOS COLABORADORES E PRESTADORES DE SERVIÇO

A Joli (Empresa), está comprometida com a proteção da privacidade e dos dados pessoais de seus colaboradores, empregados, aprendizes, estagiários, prestadores de serviços, trabalhadores terceirizados, representantes de empresas contratadas e demais pessoas que atuem em suas operações.

Esta Política de Privacidade apresenta, de forma clara, acessível e transparente, como, quando e por que a Joli coleta, utiliza, compartilha, armazena e protege dados pessoais no contexto das relações de trabalho, estágio, aprendizagem, prestação de serviços e contratação de terceiros.

O tratamento é realizado em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 - LGPD), com as normas e orientações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e com a legislação trabalhista, previdenciária, fiscal, de saúde e segurança do trabalho e demais normas aplicáveis.

Recomenda-se a leitura atenta desta Política para compreender as finalidades do tratamento, as categorias de dados utilizadas, os compartilhamentos realizados, os prazos de retenção, as medidas de segurança e os direitos assegurados aos titulares.

Identificação da Controladora e Escopo desta Política

Para as finalidades relacionadas à gestão de pessoas, às relações de trabalho, à contratação e fiscalização de prestadores de serviços e às suas próprias atividades administrativas e operacionais, a Joli atua, em regra, como Controladora dos dados pessoais, pois define as finalidades e os meios essenciais do tratamento.

Esta Política abrange tratamentos realizados nas lojas físicas, centros de distribuição, escritórios, depósitos, áreas administrativas, canais digitais, sistemas internos, plataformas de recursos humanos, ambientes de treinamento, meios de comunicação corporativa e demais instalações ou recursos vinculados às operações da Joli.

Princípios de Privacidade Aplicáveis

O tratamento de dados pessoais pela Joli observa os princípios previstos na LGPD, especialmente:

• Finalidade, adequação e necessidade;
• Livre acesso, qualidade dos dados e transparência;
• Segurança e prevenção;
• Não discriminação;
• Responsabilização e prestação de contas.

A Joli trata dados pessoais apenas quando necessários e compatíveis com finalidades legítimas e informadas, limitando a coleta, o acesso, o compartilhamento e a retenção ao que for adequado à relação mantida com o titular.

Papéis da Joli no Tratamento de Dados Pessoais

1 - Joli como Controladora de Dados

A Joli atua como Controladora quando trata dados pessoais para:

• Admissão, integração, gestão, execução, alteração e encerramento de contratos de trabalho, estágio, aprendizagem ou prestação de serviços;
• Administração de remuneração, folha de pagamento, benefícios, férias, afastamentos, jornadas, registros funcionais e rotinas de recursos humanos;
• Contratação, cadastro, gestão, fiscalização e avaliação de prestadores de serviços, trabalhadores terceirizados e empresas contratadas;
• Cumprimento de obrigações legais, regulatórias, trabalhistas, previdenciárias, fiscais, contábeis, sindicais e de saúde e segurança do trabalho;
• Controle de acesso, segurança física, patrimonial, ocupacional e da informação;
• Prevenção a fraudes, investigação de irregularidades, auditoria, compliance, governança corporativa e gestão de riscos;
• Comunicação interna, treinamentos, desenvolvimento profissional, avaliação de desempenho e organização das atividades corporativas;
• Exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.
Nessas hipóteses, a Joli é responsável por definir as finalidades e os meios essenciais do tratamento e por adotar medidas para assegurar a conformidade com a LGPD.

2 - Joli como Operadora de Dados

Em situações específicas, a Joli poderá atuar como Operadora quando tratar dados pessoais em nome e sob instruções documentadas de outra organização que seja a Controladora, por exemplo, em projetos conjuntos, operações integradas, benefícios administrados por parceiros ou atividades realizadas para empresas do mesmo grupo econômico, quando aplicável.

Nessas situações:

• A organização que determinar as finalidades e os meios essenciais do tratamento será a Controladora dos dados;
• A Joli realizará o tratamento nos limites das instruções documentadas recebidas e da legislação aplicável;
• O acesso será restrito às pessoas que necessitem dos dados para executar a atividade contratada;
• Os dados não serão utilizados pela Joli para finalidades próprias incompatíveis com as instruções do Controlador.

Limitação de Finalidade e Vedação ao Uso Secundário

A Joli não utilizará os dados pessoais coletados para finalidade diferente, incompatível ou desvinculada daquela informada ao titular, da relação de trabalho ou prestação de serviços, da obrigação legal aplicável ou do contexto em que os dados foram obtidos.

É vedado utilizar os dados, sem fundamento jurídico válido e transparência adequada, para:

• Marketing, publicidade, prospecção comercial ou formação de perfis de consumo de colaboradores, prestadores de serviços ou seus dependentes;
• Venda, cessão ou enriquecimento de bases de dados para benefício comercial próprio ou de terceiros;
• Criação de bases paralelas, modelos, classificações ou perfis desvinculados da gestão de pessoas, da segurança, da conformidade ou da execução contratual;
• Monitoramento arbitrário, excessivo ou sem relação com a segurança, a continuidade operacional, a proteção dos ativos ou o cumprimento de políticas corporativas;
• Qualquer finalidade discriminatória, ilícita, abusiva ou incompatível com os direitos e as expectativas legítimas do titular.

Caso a Joli pretenda realizar tratamento para uma nova finalidade, será avaliada a compatibilidade com a finalidade original, a existência de base legal, a necessidade de fornecer informação adicional ao titular e, quando aplicável, a obtenção de consentimento específico, livre, informado e revogável.

Quando a Joli atuar como Operadora, os dados não serão utilizados para desenvolvimento genérico de produtos ou serviços, análises internas desvinculadas da atividade contratada, publicidade independente, prospecção, criação de score próprio, treinamento de modelos para uso próprio ou qualquer outra finalidade não autorizada pelo Controlador.

Coleta de Dados Pessoais

Os dados pessoais poderão ser coletados:
• Diretamente do titular, por meio de formulários, documentos, cadastros, entrevistas, comunicações, atualizações cadastrais e interações com as áreas responsáveis;
• De empresas prestadoras de serviços, empregadores de trabalhadores terceirizados, parceiros, instituições de ensino, agentes de integração, gestoras de benefícios e profissionais autorizados;
• De sistemas corporativos, plataformas de recursos humanos, controle de jornada, folha de pagamento, treinamento, benefícios, medicina ocupacional e gestão de terceiros;
• Automaticamente, durante a utilização de equipamentos, redes, e-mails, sistemas, aplicativos, credenciais, dispositivos e demais recursos corporativos;
• Por câmeras de segurança, controles de acesso, registros de entrada e saída e outros mecanismos ostensivos e proporcionais de proteção patrimonial e das pessoas;
• De fontes públicas ou legalmente acessíveis, quando necessário para validação de informações, prevenção a fraudes, compliance, exercício de direitos ou cumprimento de obrigações legais.

Categorias de Dados Tratados

Conforme a relação mantida e a atividade desempenhada, a Joli poderá tratar:

• Dados de identificação e contato, como nome, CPF, RG, data de nascimento, fotografia, assinatura, endereço, telefone, e-mail e informações profissionais;
• Dados contratuais, funcionais e profissionais, como cargo, função, unidade, matrícula, histórico profissional, qualificações, treinamentos, avaliações, jornada, férias, afastamentos e registros disciplinares;
• Dados financeiros, remuneratórios, bancários, fiscais e previdenciários necessários ao pagamento e ao cumprimento de obrigações;
• Dados relacionados a benefícios, dependentes, beneficiários e contatos de emergência;
• Documentação trabalhista, previdenciária, fiscal, societária e de conformidade de prestadores de serviços, trabalhadores terceirizados e representantes de empresas contratadas;
• Dados de saúde ocupacional, atestados, informações sobre acidentes, restrições, adaptações, exames e demais registros exigidos pela legislação aplicável;
• Dados biométricos, quando utilizados para controle de acesso, registro de jornada, autenticação, segurança ou prevenção a fraudes;
• Imagens de videomonitoramento, fotografias, registros de acesso físico, localização em ambientes corporativos e evidências relacionadas à segurança;
• Registros eletrônicos corporativos, como e-mails, mensagens em sistemas internos, acessos, logs, arquivos, credenciais, eventos de segurança e utilização de redes, equipamentos e aplicações;
• Informações necessárias à auditoria, compliance, investigação interna, prevenção de perdas, gestão de riscos e exercício regular de direitos.

Finalidades do Tratamento

Os dados pessoais poderão ser utilizados, conforme o contexto, para:

• Formalizar e administrar contratos de trabalho, estágio, aprendizagem e prestação de serviços;
• Realizar admissão, integração, alocação, gestão de jornada, folha de pagamento, remuneração, férias, afastamentos, desligamentos e demais rotinas de pessoal;
• Conceder e administrar benefícios aos titulares e, quando aplicável, aos seus dependentes;
• Cumprir obrigações trabalhistas, previdenciárias, fiscais, contábeis, sindicais, regulatórias e de saúde e segurança do trabalho;
• Gerenciar treinamentos, capacitação, desenvolvimento, desempenho, carreira, comunicação interna e organização das atividades;
• Proteger pessoas, instalações, mercadorias, informações, sistemas, redes, equipamentos, credenciais e demais ativos da Joli;
• Controlar acessos físicos e lógicos, prevenir fraudes, incidentes, perdas, uso indevido e violações de políticas corporativas;
• Investigar irregularidades, conduzir auditorias, apurações internas, due diligence, verificações de integridade, compliance e gestão de riscos;
• Cadastrar, contratar, fiscalizar e avaliar prestadores de serviços, trabalhadores terceirizados e empresas contratadas;
• Administrar pagamentos, reembolsos, despesas, viagens, acessos, equipamentos e recursos disponibilizados para o desempenho das atividades;
• Atender solicitações de autoridades, auditorias, fiscalizações e ordens legalmente válidas;
• Prevenir ilícitos e exercer regularmente direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.

Tratamento de Dados Pessoais Sensíveis

Em situações específicas, a Joli poderá tratar dados pessoais sensíveis, incluindo:

• Dados de saúde ocupacional, deficiência, acidentes, afastamentos, exames e informações necessárias à proteção da vida, à acessibilidade e à segurança do trabalho;
• Dados biométricos utilizados para autenticação, controle de acesso, registro de jornada, segurança e prevenção a fraudes;
• Outras informações sensíveis exigidas por obrigação legal, regulatória ou necessárias ao exercício regular de direitos.

Os dados sensíveis serão tratados somente quando estritamente necessários e com fundamento em hipótese legal adequada, controles de acesso, medidas reforçadas de segurança e vedação de uso discriminatório ou incompatível com as finalidades informadas.

Bases Legais para o Tratamento de Dados Pessoais

O tratamento poderá ser fundamentado, conforme a finalidade e o contexto, em uma ou mais hipóteses previstas na LGPD, incluindo:

• Execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados ao contrato;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral;
• Proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro;
• Tutela da saúde, quando o tratamento for realizado por profissionais, serviços de saúde ou autoridade sanitária, nos limites legais;
• Legítimo interesse da Joli ou de terceiros, após avaliação de necessidade, proporcionalidade e respeito aos direitos e liberdades fundamentais;
• Consentimento do titular, quando aplicável a finalidade específica e não essencial à relação contratual, sempre de forma livre, informada e revogável;
• Garantia da prevenção à fraude e da segurança do titular nos processos de identificação e autenticação, quando aplicável a dados sensíveis.

Quando a Joli atuar como Operadora, o tratamento ocorrerá nos limites das instruções do Controlador, cabendo a este definir as hipóteses legais aplicáveis, sem prejuízo das obrigações próprias da Joli previstas na LGPD.

Uso de Recursos Corporativos e Registros de Segurança

Os recursos tecnológicos e físicos disponibilizados pela Joli, incluindo redes, computadores, dispositivos, contas de e-mail, sistemas, aplicativos, credenciais, telefonia e acessos às instalações, destinam-se prioritariamente ao desempenho das atividades profissionais e poderão gerar registros técnicos e operacionais.

Esses registros poderão ser utilizados de forma necessária e proporcional para segurança da informação, prevenção de incidentes e fraudes, proteção de dados e ativos, continuidade operacional, suporte técnico, auditoria, investigação de irregularidades e verificação do cumprimento de políticas corporativas e obrigações legais.

A Joli não realizará monitoramento arbitrário ou incompatível com essas finalidades e limitará o acesso aos registros às pessoas autorizadas, observando critérios de necessidade, confidencialidade e segurança.

Terceiros e Prestadores de Serviços

Nos casos de prestação de serviços por terceiros, a Joli poderá receber ou consultar dados pessoais e documentos necessários à contratação, ao controle de acesso, à execução dos serviços e à verificação do cumprimento de obrigações legais, trabalhistas, previdenciárias, fiscais, contratuais, de saúde e segurança e de proteção de dados.

A responsabilidade primária pelos vínculos empregatícios e pela exatidão da documentação dos trabalhadores terceirizados permanece com os respectivos empregadores, sem prejuízo das obrigações legais e contratuais da Joli.

A Joli poderá realizar verificações de idoneidade, integridade, habilitação, regularidade e conformidade de empresas contratadas, seus representantes, sócios e profissionais envolvidos, de forma proporcional aos riscos, às exigências legais e à natureza do serviço.

Compartilhamento de Dados Pessoais

A Joli poderá compartilhar dados pessoais, quando necessário e dentro dos limites da legislação, com:

• Órgãos públicos, autoridades, entidades governamentais, eSocial, Receita Federal, INSS, Caixa Econômica Federal, Justiça do Trabalho e demais destinatários legalmente competentes;
• Instituições financeiras e prestadores de serviços de pagamento, para operacionalização de salários, benefícios, reembolsos e demais valores;
• Gestoras de benefícios, seguradoras, operadoras de saúde, vale-refeição, vale-transporte e outros programas concedidos pela Empresa;
• Clínicas, laboratórios, profissionais e empresas de medicina e segurança do trabalho;
• Empresas de folha de pagamento, contabilidade, recursos humanos, treinamento, recrutamento, controle de jornada, acesso e gestão de terceiros;
• Fornecedores de tecnologia, hospedagem, nuvem, sistemas, suporte, segurança da informação, comunicação e armazenamento de dados;
• Auditorias, consultorias, escritórios de advocacia e assessorias especializadas, quando necessário para governança, compliance, investigação, defesa de direitos ou cumprimento de obrigações;
• Empresas do mesmo grupo econômico, parceiros e contratantes, quando houver finalidade legítima, base legal e necessidade operacional ou contratual;
• Terceiros envolvidos em reorganização societária, aquisição, incorporação, fusão ou operação semelhante, observadas medidas de proteção e confidencialidade.

Todo compartilhamento deverá observar:

• Finalidade específica, legítima e compatível;
• Limitação ao mínimo necessário;
• Restrição de acesso e vedação de reutilização para finalidades próprias incompatíveis;
• Obrigações contratuais de confidencialidade, segurança e proteção de dados, quando aplicáveis;
• Medidas de segurança proporcionais aos riscos do tratamento.

Visitas ao Website, Portais e Canais Digitais

Quando colaboradores, prestadores de serviços ou terceiros utilizam o website da Joli, portais, plataformas internas, sistemas de recursos humanos, aplicativos ou outros canais digitais, poderão ser coletadas informações técnicas e de navegação, como endereço IP, dispositivo, navegador, data e horário, páginas acessadas, autenticações, registros de uso e eventos de segurança.

Essas informações poderão ser utilizadas para:

• Garantir o funcionamento, a autenticação, a disponibilidade e a segurança dos ambientes digitais;
• Prevenir fraudes, acessos indevidos, incidentes e uso irregular;
• Prestar suporte técnico, corrigir falhas e melhorar o desempenho e a usabilidade;
• Gerar estatísticas e evidências necessárias à gestão, auditoria e segurança, preferencialmente de forma agregada quando possível.

A Joli não utilizará os dados de navegação desses ambientes para publicidade comportamental dirigida a colaboradores ou prestadores de serviços, nem permitirá uso secundário incompatível por terceiros.

Uso de Cookies

Cookies são pequenos arquivos armazenados no dispositivo utilizado para acessar um website ou plataforma. A Joli poderá utilizar cookies estritamente necessários para autenticação, funcionamento técnico, segurança, gestão de sessão, desempenho e usabilidade.

Cookies de análise ou métricas, quando utilizados, deverão observar a finalidade informada, a minimização de dados e as preferências aplicáveis. Sempre que exigido, serão disponibilizados mecanismos de gerenciamento de cookies que não sejam estritamente necessários.

Proteção de Crianças e Adolescentes

No contexto das relações de trabalho, prestação de serviços e gestão de pessoas, a Joli poderá tratar dados pessoais de crianças ou adolescentes em situações legalmente admitidas, como programas de aprendizagem, estágio, jovem aprendiz, contratação permitida pela legislação ou administração de benefícios destinados a dependentes de colaboradores e prestadores de serviços.

Esses dados poderão ser tratados para:

• Cumprimento de obrigações legais, trabalhistas, previdenciárias, fiscais, regulatórias ou contratuais;
• Gestão de programas de aprendizagem, estágio e jovem aprendiz;
• Administração de benefícios concedidos a dependentes e beneficiários;
• Proteção da vida, atendimento de emergência e saúde e segurança do trabalho;
• Atendimento de solicitações de titulares, pais, mães, responsáveis legais ou autoridades competentes;
• Exercício regular de direitos da Joli ou de terceiros.

O tratamento será limitado, proporcional e compatível com o melhor interesse da criança e do adolescente. Os dados não serão utilizados para publicidade comportamental, perfilamento comercial, prospecção ou finalidade incompatível com a relação informada.
Quando aplicável, a Joli adotará medidas reforçadas, incluindo:

• Coleta apenas dos dados estritamente necessários;
• Limitação de acesso a profissionais autorizados;
• Transparência adequada aos titulares e responsáveis legais;
• Proteção reforçada para dados sensíveis;
• Retenção pelo prazo necessário à finalidade e às obrigações legais;
• Avaliação dos riscos à privacidade, à segurança e aos direitos das crianças e adolescentes.

Guarda, Retenção e Segurança dos Dados

Os dados pessoais serão mantidos pelo tempo necessário para:

• Cumprir as finalidades descritas nesta Política;
• Atender obrigações legais, regulatórias, trabalhistas, previdenciárias, fiscais, contábeis, contratuais e de auditoria;
• Respeitar prazos prescricionais e exercer regularmente direitos da Joli ou de terceiros;
• Preservar evidências necessárias à segurança, prevenção de fraudes e investigação de incidentes.

Após o término do período aplicável, os dados serão eliminados, anonimizados ou mantidos de forma bloqueada quando houver hipótese legal que autorize ou exija sua conservação.

A Joli adota medidas técnicas e administrativas destinadas a proteger os dados contra acesso não autorizado e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou tratamento inadequado, incluindo controles de acesso, gestão de credenciais, registros de atividades, cópias de segurança, proteção de ambientes, cláusulas contratuais, conscientização e procedimentos de resposta a incidentes.

Transferência Internacional de Dados

Alguns fornecedores de tecnologia, armazenamento, nuvem, comunicação, benefícios ou suporte poderão tratar dados pessoais em outros países. Quando houver transferência internacional, a Joli adotará os mecanismos previstos na LGPD e na Resolução CD/ANPD nº 19/2024, incluindo decisão de adequação, cláusulas-padrão contratuais, cláusulas específicas, normas corporativas globais ou outra hipótese legalmente admitida.

A Joli buscará assegurar transparência, medidas de segurança e nível de proteção compatível com a legislação brasileira, inclusive quanto à finalidade, duração, destino, compartilhamentos e direitos dos titulares.

Direitos dos Titulares de Dados

Os titulares poderão exercer, conforme aplicável, os direitos previstos na LGPD, incluindo:

• Confirmação da existência de tratamento;
• Acesso aos dados pessoais;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
• Portabilidade, quando regulamentada e aplicável;
• Informação sobre entidades públicas e privadas com as quais houve compartilhamento;
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
• Revogação do consentimento e eliminação dos dados tratados com essa base, quando cabível;
• Oposição a tratamento realizado em desconformidade com a LGPD;
• Revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem os interesses do titular.

As solicitações serão avaliadas considerando a identidade do solicitante, a relação jurídica existente, a base legal aplicável, os direitos de terceiros e as obrigações legais, regulatórias e contratuais que possam exigir a manutenção dos dados ou limitar o atendimento total ou parcial do pedido.

É importante manter os dados pessoais corretos e atualizados. Alterações relevantes deverão ser comunicadas à área responsável ou realizadas nos canais disponibilizados pela Joli.

Contato com o Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais

Para dúvidas, solicitações ou reclamações relacionadas à privacidade e à proteção de dados pessoais, o titular poderá procurar a área responsável da Joli ou entrar em contato com o Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais:

Encarregado: AHRGOS SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO LTDA.
E-mail: dpo@joli.com.br .

Atualizações desta Política

Esta Política de Privacidade poderá ser atualizada ou substituída periodicamente para refletir alterações legais, regulatórias, tecnológicas, contratuais ou operacionais. A versão vigente será disponibilizada nos canais oficiais da Joli ou comunicada aos titulares por meio adequado, quando necessário.